Notaría

Se define Notario como:

“El Notario es el profesional del Derecho que ejerce una función pública, autorizado para dar fe y autenticidad conforme a las leyes de los negocios jurídicos y demás actos y hechos extrajudiciales que ante él se realicen, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes especiales. Es su función recibir e interpretar la voluntad de las partes, dándole forma legal, redactar las escrituras y documentos notariales a tal fin y conferirle[s] autoridad a los mismos. La fe pública al Notario es plena respecto a los hechos que, en el ejercicio de su función personalmente ejecute o compruebe y también respecto a la forma, lugar, día y hora del otorgamiento.”   Ley 75 de 1987, 4 LPRA sec. 2002. Ver  In re Héctor Alvarado Tizol, 122 D.P.R. 587 (1988).

La principal función del Notario en Puerto Rico es el principio de la legalidad.  El Notario revisa y prepara los documentos evitando litigios y de existir litigios su intervención facilita la solución del mismo. Es responsable de que los documentos que otorgue reúnan los requisitos exigidos por ley.  Por decirlo mejor, es traducir a vocabulario jurídico la voluntad de una o varias partes de forma que la transacción deseada no sufra anulación alguna.

Los documentos en que interviene un Notario son muchos, les presentamos los más frecuentemente utilizados:

Compraventa- Redacta el documento buscando el mayor equilibrio de intereses – sin perjuicio de ajustarse a las instrucciones de los interesados–.  La función notarial asegura que la parte más necesitada o menos experta en asuntos de transacciones tenga el mejor y más completo asesoramiento sobre la transacción que va a realizar. Controla la legalidad de lo pretendido, exige las autorizaciones y documentos que sean precisos. De esta manera, el comprador siempre puede estar seguro de que adquiere con arreglo a la Ley, y con las deudas, carga y gravámenes que se han descrito, pues el Notario se encarga de comprobar la titularidad y el estado de cargas según el Registro.

Préstamo hipotecario - La intervención del Notario es fundamental en las transacciones de hipotecas al garantizar el cumplimiento o pago de alguna obligación.

En primer lugar, constituye adecuadamente la garantía: la hipoteca.  Coordina la obtención de la  información sobre la condición de la propiedad en el Registro de la Propiedad y analiza el resultado del Estudio de Título. Comprueba que existan los requisitos de capacidad para el otorgamiento así como los documentos necesarios para evidenciar las autorizaciones que puedan ser necesarias. La constitución de una garantía como la hipoteca permite a las entidades de crédito ofrecer sus préstamos a un precio (interés) menor, dada la gran seguridad que se les ofrece.

En segundo lugar, comprueba que las condiciones financieras ofrecidas en la oferta de la institución financiera han sido efectivamente trasladadas a la escritura y que ninguna de las cláusulas jurídicas pactadas supone modificación o alteración de dichas condiciones.

En tercer lugar, advierte a los consumidores sobre el alcance de lo que están firmando y de las obligaciones que asumen, con el que desarrolla una labor de información que en este tipo de contratos de larga duración es importantísima.

Testamentos - El Testamento es el documento mediante el cual el Notario adecuará su voluntad a las rígidas exigencias testamentarias, utilizando las fórmulas correctas y precisas para que su voluntad produzca el efecto deseado evitando errores técnicos, confusiones o imprecisión que pudiera dar lugar a conflicto o controversia. Todo Testamento requiere ser protocolizado en un plazo de cinco (5) años desde el fallecimiento del testador a través de un procedimiento judicial.

El Notario le informa sobre todas sus posibilidades legales tanto al casado con o sin hijos como al soltero con o sin descendencia. Igualmente es responsable de notificar al Registro de Testamentos del Tribunal Supremo de que se ha otorgado el testamento, sin indicación alguna sobre su contenido. Este Registro es secreto hasta el fallecimiento del causante, momento en que gracias al Notario se puede conocer cuál fue el último testamento notarial del fallecido, lo que permite evitar errores que luego pueden resultar graves.
El original del testamento queda siempre bajo la custodia del Notario o de sus sucesores, evitando así los riesgos de pérdida como la destrucción o sustracción (ej. actos de familiares cercanos que se consideren perjudicados por el mismo) o no cumplir con el proceso de protocolización antes mencionado.

La falta de asesoramiento adecuado, sumada a los riesgos antes mencionados, hacen desaconsejable el testamento ológrafo (escrito por la propia mano del testador sin intervención del Notario), salvo en casos muy especiales.

Las Capitulaciones Matrimoniales- Documento que permite a los futuros contrayentes optar por la total separación de bienes, por virtud del cual, donde todos los bienes y deudas que se adquieren durante el matrimonio resultan ser exclusivamente del cónyuge que la adquiera, y puede administrarlo o venderlo sin la participación del otro cónyuge.  El Notario le asesora sobre las posibilidades más utilizadas, aconsejándole la más adecuada a su situación particular para la otorgación de las escrituras de Capitulaciones Matrimoniales antes de la celebración del matrimonio. De no otorgarse las Capitulaciones nuestras leyes disponen que el matrimonio se rige por la Sociedad Legal de Gananciales disponiendo que todos los bienes y deudas pertenezcan en partes iguales entre los cónyuges bajo una amplia reglamentación en la ley y jurisprudencia.

Poder de Representación- Un Poder de Representación, concedido en escritura pública, faculta al apoderado a actuar en representación de otra persona con total eficacia dentro del ámbito de facultades concedido.   Este documento autoriza la firma por una persona en representación de otra, esto resulta imprescindible cuando se van a otorgar transacciones sobre inmuebles.  De ahí la importancia de precisar de una manera técnica y concreta el conjunto de facultades conferidas y de informarse sobre los correspondientes efectos. El Notario es la persona indicada para orientarle apropiadamente evitando problemas y disgustos por asuntos técnicos.

Acta Notarial- Es un documento donde el Notario certifica y da fe de hechos que le constan personalmente, o de eventos que ocurren en su presencia; hechos cuya constancia incontrovertible puede resultar muy útil. La afirmación del Notario mediante el Acta Notarial sólo puede ser destruida o ignorada previa presentación de una querella criminal y consiguiente condena del Notario por falsedad.
Son muchísimos los hechos y circunstancias cuya existencia puede acreditarse mediante Acta Notarial; desde el resultado de un concurso o de un sorteo hasta los efectos de una inundación. Con frecuencia la existencia de las pruebas pre constituidas en una Acta Notarial evita que se tenga que acudir a los tribunales para resolver las controversias, además esta herramienta facilita la solución de las controversias en el proceso.

Las Actas de Presencia, las Actas de Requerimiento y las Actas de Notificación tienen la misma utilidad; dejan constancia a todos los efectos de que una persona ha recibido una determinada información o una solicitud o exigencia de otra, al margen de la eficacia específicamente señalada por la Ley para ciertos casos.

Nuestra orientación le permite conocer sus derechos a la vez que protegemos sus derechos como facilitadores en todos los procesos. ¡Permítanos ayudarle!